Подготовка к инвентаризации

Содержание

Проведение инвентаризации имущества, основных средств, кассы | Порядок проведения инвентаризация — Контур.Бухгалтерия

Подготовка к инвентаризации

Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

  • при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
  • при хищении и порче имущества — немедленно;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
  • если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
  • перед составлением годовой бухотчетности.
  • Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
  • если меняется руководитель коллектива или бригадир;
  • из бригады выбывает более половины работников;
  • кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников.

Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей.

Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

  • собственное имущество организации;
  • имущество на ответственном хранении;
  • арендуемое имущество;
  • имущество, полученное для переработки;
  • неучтенное имущество;
  • основные средства;
  • нематериальные активы;
  • производственные запасы;
  • финансовые вложения;
  • готовая продукция и товары;
  • прочие запасы и финансовые активы;
  • кредиторская задолженность;
  • займы и резервы;
  • долги, безнадежные к взысканию.

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов.

При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей.

Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

  • инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
  • должны присутствовать материально ответственные лица;
  • должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц.

Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток.

Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап – сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей.

Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете.

Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап – оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.

Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Даже если ваш бизнес — не сезонный, например, вы не продаете елочные игрушки или не держите шиномонтажку, все равно покупки неравномерно распределены по году. Клиенты реагируют на праздники, периоды отпусков или зимних каникул. Их реакции вполне предсказуемы, и это можно использовать. Расскажем, как измерить сезонность, как ее регулировать и что делать в низкий сезон.

, Елена Космакова

Средний чек — важный показатель в продажах. В отдельности и в сочетании с другими данными он помогает анализировать состояние бизнеса. Расскажем, как увеличить средний чек.

, Елена Космакова

Информационные технологии помогают переложить работу менеджеров по продажам на искусственный интеллект или хотя бы автоматизировать рутину. В этой статье рассмотрим новые каналы продаж, открывшиеся в глобальной сети в последние годы.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/363

Подготовка к проведению инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно.

Согласно 25-й главе (ст. утратила силу)[источник не указан 627 дней] Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта.

Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

Понятие и виды инвентаризации имущества

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

  • на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.)
  • в производстве,
  • на торговых площадях,
  • в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

  • основные средства,
  • материальные запасы,
  • готовая продукция,
  • товары в торговой сети,
  • наличные денежные средства,
  • ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

  • контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,
  • выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,
  • выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

  • внезапность (для материально-ответственного лица),
  • комиссионность (проведение комиссией),
  • действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),
  • непрерывность,
  • обязательное участие материально-ответственного лица.

Когда назначается инвентаризация

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

  • ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,
  • при продаже имущества, сдаче в аренду,
  • при смене материально-ответственного лица,
  • при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,
  • после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.
  • при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

  • о фактах обмана потребителей,
  • о фактах присвоения ценностей,
  • о фактах изготовления неучтённой продукции,
  • о фактах неучтённых продаж,
  • о фактах уничтожения имущества и т. п.

Подготовка к проведению инвентаризации

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия.

При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается.

Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица.

Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

  • за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,
  • за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,
  • за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),
  • за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

  1. получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,
  2. проверяет весовое и измерительное оборудование,
  3. опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
  4. предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),
  5. на предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,
  6. отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

Порядок пересчёта имущества

Непосредственно инвентаризация заключается в полном пересчёте имущества и сличении фактического количества с учётным (взятым в бухгалтерии). При этом подсчёт товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения в помещении. Проводить пересчёт в порядке следования по описи нельзя — таким образом не будут выявлены излишки того товара, остаток которого по учёту нулевой.

Материалы, учитывающиеся по массе, взвешиваются, по объёму и длине — измеряются, при необходимости делается поправка на температуру окружающего воздуха.

Сельскохозяйственная продукция, заложенная на хранение в овощехранилище либо навалом в бурты, может инвентаризоваться расчётным путём исходя из установленных для каждого вида овощей и плодов нормативов перевода объёма в весовые единицы.

Материалы и товары, находящиеся в неповреждённой заводской упаковке, могут полностью не пересчитываться, но выборочно часть упаковок вскрывается и проверяется наличие содержимого и его соответствие надписи на упаковке. Если обнаруживаются разногласия, необходимо вскрыть все упаковки. При необходимости проверяется комплектность.

Наличные денежные средства и ценные бумаги пересчитываются полистно, монета — по кружкáм (монету в большом количестве допускается взвешивать).

Целесообразно предусмотреть в договоре о полной материальной ответственности требование о том, что материально-ответственное лицо не имеет право хранить на складе постороннее имущество, не числящееся по учёту (личные вещи и т. п.).

По ходу проверки данные заносятся в инвентаризационную опись. Она может быть заранее изготовлена бухгалтерией и уже содержать книжные остатки по имеющимся видам имущества. Запрещено данные о фактическом наличии материальных ценностей заносить в опись без фактического пересчёта (на основании книжных остатков, со слов материально-ответственного лица и т. п.).

На время проведения инвентаризации все операции по приходу и расходу инвентаризуемых ценностей прекращаются, доступ посторонних лиц в помещение не допускается. Инвентаризация проводится непрерывно.

На время перерывов (на обед, на ночь) места хранения опечатываются председателем инвентаризационной комиссии, ключ от помещения остаётся у материально-ответственного лица («правило ключа и пломбира»).

Это не позволяет попасть в помещение ни материально-ответственному лицу в отсутствие председателя комиссии, ни председателю комиссии без материально-ответственного лица. Описи запираются в сейф, который также опечатывается председателем инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию.

Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей.

Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:

  1. В начале описи:
    • Наименование организации.
    • Место хранения.
    • Состав инвентаризационной комиссии.
    • Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.
    • Дата и время начала и окончания инвентаризации.
    • Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.
  1. Тело таблицы:
    • Номер по порядку.
    • Номенклатурный номер.
    • Наименование.
    • Сорт, артикул.
    • Единица измерения.
    • Цена за единицу.
    • Состоит по учёту, количество.
    • Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия)
    • Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта)
    • Фактически оказалось, сумма.
    • Недостача, количество.
    • Недостача, сумма.
    • Излишек, количество.
    • Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)
  1. В конце каждой страницы описи:
    • Количество строк прописью (например, «Всего пятнадцать наименований»).
    • Итоги по всем колонкам, в том числе, и по количественным (сложение штук с погонными метрами и килограммами физического смысла не имеет, однако запись такой суммы внизу столбца служит для затруднения подделки описи)
    • Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
    • Подпись материально-ответственного лица.
  1. В конце описи:
    • В конце таблицы предусматривается несколько свободных строк для внесения возможных излишков тех видов ценностей, которые вообще не числятся по учёту.
    • Количество строк прописью по всей описи.
    • Итоги по всем колонкам по всей описи.
    • Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
    • Подпись материально-ответственного лица.
    • Расписка материально-ответственного лица (ещё одна !) о том, что всё имущество пересчитано в его присутствии и оно не имеет претензий к членам инвентаризационной комиссии по правильности пересчёта.
    • Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально-ответственного лица, подпись нового материально-ответственного лица о принятии имущества под свою ответственность.
Просмотров 8683 Эта страница нарушает авторские права

Источник: https://allrefrs.ru/4-2873.html

Как подготовиться и провести инвентаризацию

Подготовка к инвентаризации
Определение 1

Инвентаризация – составная часть учетной политики предприятия, важное управленческое и организационное мероприятие.

Проведение инвентаризации регулируемая процедура. Специально разработаны Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Организация сама определяет в каком порядке будет проводиться инвентаризация, исключение составляет проведение инвентаризации в обязательном порядке.

П.1.5 ст. 1 Методических указаний перечислены обязательные случаи проведения инвентаризационных мероприятий:

  • когда имущество передается в аренду, выкупается, продается, если государственное или муниципальное унитарное предприятие преобразовывается;
  • перед формированием годового бухгалтерского отчета;
  • если происходит смена материально-ответственного лица;
  • если выявлены факты хищений или порчи;
  • при чрезвычайных ситуациях (пожар, потоп);
  • при ликвидации или реорганизации предприятия.

Определение 2

Методика проведения инвентаризации является обязательным приложением к приказу об учетной политике. Сюда входят графики проведения плановых инвентаризаций, их сроки, перечисляются объекты проверок. Инвентаризация считается завершенной, а результаты проверки действительными только в том случае, когда все этапы выполнены, а процедуры соблюдены.

Этапы проведения инвентаризации

Этап 1 Подготовка к проведению инвентаризации:

  • приказ по форме № ИПВ-22 «О проведении инвентаризации»;
  • определение сроков и проверяемых объектов;
  • формирование состава комиссии по инвентаризации;
  • разработка регламента;
  • выведение в учете остатков материально-технических запасов.

Этап 2 Проведение инвентаризации

  • составление описей путем взвешивания, пересчета, обмера;
  • оформление описей по фактическому результату.

Этап 3 Мероприятия сравнительно-аналитического характера

  • сравнение данных описей и бухгалтерских регистров;
  • выявление причин отклонений, если такие выявлены.

Этап 4 Заключение

  • оформление документов;
  • внесение результатов проверки в регистры бухучета;
  • приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Подготовительная стадия

На этапе подготовки к инвентаризации руководитель издает приказ, регистрируемый в Журнале учета и контроля за 10 дней до наступления срока инвентаризации.

Затем происходит формирование состава инвентаризационной комиссии. Комиссия может быть:

  • действующей на постоянной основе;
  • рабочей;
  • разовой.

Комиссии, которые действуют постоянно, проводят проверки в межинвентаризационный период. Рабочие комиссии создаются, когда предстоит большой объем работ или нужно охватить территориально разобщенные объекты.

Такая комиссия утверждается на весь отчетный год, на нее возлагаются обязанности по проведению разовых инвентаризаций. Разовые комиссии создаются при необходимости контрольной проверки или инвентаризации выборочного плана.

Состав комиссии утверждает руководитель.

Замечание 1

Состав комиссии, которая действует постоянно, персонально утверждается руководителем в приказе об инвентаризации. Здесь же перечисляется имущество, которое необходимо подготовить к проверке. В приказе должна быть указана причина проверки, определен порядок проведения инвентаризации, сроки, назначен председатель комиссии.

Комиссия проверяет наличие имущества и обязательств коллегиально. Если какой-то член комиссии отсутствует, проверка может быть признана несостоявшейся.

До начала инвентаризации необходимо составить представление об организации деятельности складов, контрольно-пропускной системы. Комиссия проверяет:

  • есть ли охрана объекта, пожарная сигнализация;
  • есть ли договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности;
  • соответствуют ли должности лица, отвечающие материально за имущество, перечню должностей и работ;
  • создаются ли материально-ответственным лицом условия, обеспечивающие сохранность материальных ценностей. Есть ла запираемые склады, шкафы, сейфы. Оснащены ли места хранения измерительными приборами;
  • налажен ли контроль за порядком вывоза ценностей;
  • где хранятся материальные ценности, не принадлежащие организации;
  • есть ли приказы о комиссиях.

Руководитель организации должен обеспечить членов комиссии всем необходимым для проведения инвентаризации. Предоставить приборы, тару, инвентарь для того, чтобы проверка была точной и объективной.

Бухгалтерия должна подготовить инвентаризационные описи по всем объектам и подразделениям, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», в 2 экземплярах. В описях материально-ответственные лица заполняют графу «Фактическое наличие» и указывают дату заполнения.

Материальные ценности подготавливаются к учету, приходные и расходные документы готовятся к предъявлению. Комиссия осуществляет пломбировку помещений с материальными ценностями, проверяет исправность измерительных приборов, поучает отчет о движении товаров и денег.

Члены инвентаризационной комиссии должны убедиться в том, что все приходные и расходные документы находятся в бухгалтерии, поступившие материальные ценности приняты к учету, а выбывшие списаны.

Если в организации нет материально-ответственного лица, за все несет ответственность руководитель.

Нужна помощь преподавателя? Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Разработка внутренних документов – важный этап в подготовке к инвентаризации. Это могут быть правила, инструкции, распоряжения, которые регламентируют работу членов комиссии на каждой стадии инвентаризационного процесса.

В этих документах прописывается методология, учитывающая специфические особенности фирмы. Здесь же прописан порядок получения подтверждений данных учета у контрагентов организации – поставщиков, покупателей, банков. Описана процедура решения вопросов по претензиям к работе комиссии.

Определены формы первичных учетных документов, в которых отражаются результаты инвентаризации.

Председатель комиссии ставит визу на приходные и расходные документы, указывая «до инвентаризации на (дата)».

Замечание 2

Если объекты проверки находятся не на одном складе, инвентаризация должна быть одновременной на всех складах при контроле поступления и выбытия в ходе инвентаризации, лучше всего приостановить эти действия на период проверки.

Если на склад поступают товарно-материальные ценности, они принимаются в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается, когда поставлен товар, кем, номер приходного документа, название товара, количество, цена и сумма. Член комиссии ставит пометку на документе «После инвентаризации».

Если инвентаризационный процесс длится долго, то товарно-материальные ценности могут отпускаться по назначению в присутствии кого-то из членов комиссии с записью в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В документах по расходу ставится отметка за подписью председателя комиссии.

Если инвентаризация длится несколько дней, то после окончания каждого дня работы помещения опечатываются. При перерывах в работе комиссии описи хранятся в сейфах в закрытых помещениях.

Основной этап инвентаризации

По окончании подготовительных работ осуществляется опись имущества и обязательств. Получают товарный отчет со всеми документами, отчет о движении денежных средств, расписку от материально-ответственного лица. Члены комиссии производят пересчет, взвешивание, обмер и составляют инвентаризационные описи.

При проверке используется сплошной метод. Работа трудоемкая, можно проводить инвентаризацию упрощенно, это позволено по нормативным документам.

Если упаковка поставщика не имеет повреждений, количество товара учитывается по данным на упаковке или на основании накладных и счет-фактур. В обязательном порядке делается проверка материальных запасов выборочно.

Если результаты говорят о расхождениях, проводят полную проверку.

Если проверяется большое количество весовых товаров, то член комиссии и материально-ответственное лицо по отдельности фиксируют данные в ведомости отвесов. После взвешивания данные сопоставляются, выверенный итог вносится в опись. Акты обмеров, расчеты технического характера, ведомости отвесов являются приложением к результатам проверки.

После проверки наличия по факту материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Опись – первичный документ, акт – фиксирует результат проверки. Формы описей и актов утверждены постановлением Госкомстата России № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Замечание 3

Описи и акты заполняются от руки или в компьютерном варианте. На каждой странице проставляется число наименований материальных ценностей и их количество, указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств на основе данных первичных документов учета и регистров.

Рисунок 1. Формы инвентаризационных описей и актов

Ошибки могут быть исправлены по согласованию с председателем и членами комиссии с одной стороны, материально-ответственными лицами с другой. В описях и актах нельзя оставлять незаполненные строки.

На последней странице ставится отметка о том, что цены проверены и итоги подсчитаны, проставляются подписи, проводивших инвентаризацию.

Также свои подписи ставят и материально-ответственные лица, подтверждающие то, что проверка проводилась в их присутствии, и претензий к членам комиссии они не имеют.

Если инвентаризация проводилась по причине смены материально-ответственных лиц, то работник, принявший на хранение имущество, расписывается в его получении. На имущество, которое арендуется, получено для переработки составляются отдельные описи.

Уже после проведения инвентаризации могут обнаружится ошибочные записи, необходимо немедленно заявить об этом факте председателю комиссии еще до того, как склады откроют. Комиссия проведет проверку, внесет исправления, если это необходимо в установленном порядке.

Если выявлены несовпадения инвентаризационных данных с данными бухучета, составляются сличительные ведомости типовых форм № ИНВ -18 и № ИНВ-19. Прежде чем составлять такие ведомости, бухгалтерия еще раз должна удостоверится в правильности всех подсчетов.

Расхождения заносятся в акт инвентаризации (проект) с приложением бухгалтерской справки с возможными вариантами списания недостач: пожар, затопление, кража. Составляя сличительные ведомости необходимо помнить о пересортице и суммовых разницах в результате этого явления, списании потерь в пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях вносят на основании данных бухучета.

Вывод

Результаты инвентаризации оформляются в единых регистрах. Имущество, не принадлежащее предприятию, имеет отдельную документацию. Руководителю организации предоставляется справка о проведении инвентаризации с приложением копий инвентаризационных описей. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией формы № ИНВ-26 составляется в конце года по данным всех инвентаризаций.

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/buhgalterskij-uchet-i-audit/osnovy-buhgalterskogo-ucheta/podgotovka-i-provedenie-invetarizatsii/

Подготовка к инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Полная инвентаризация будет успешной, если будет точно отражать ситуацию на складе. Ведь нам нужна не подгонка физического количества под остатки в системе, что негативно отражается не только на точность сборки товара по заказам, но и на продажи. Подготовка к инвентаризации — залог успеха проведения физического подсчета товара

Исходя из этого,  возникает вопрос, что нужно сделать для грамотной и точной инвентаризации? Я предложу схему, при которой сам просчет остается делом техники. На своем опыте, это именно так, никак не иначе. Поэтому, в этой статье пойдет речь только о самой подготовке. Технология самого просчета  описана в следующей моей статье.

  • Выбор даты годовой инвентаризации и метода просчета ТМЦ.
  • Для чего нужен график проведения инвентаризации
  • Подготовка к инвентаризации с логистическим оператором
  • Инвентаризация основных средств.
  • Показатель точности инвентаризации у хорошего начальника склада.
  • Ссылки на унифицированные формы по инвентаризации

Выбор даты и метода полной инвентаризации

С самого начала, необходимо выбрать дату полной, годовой инвентаризации. Дату проведения инвентаризации нужно спланировать не менее, чем за 8-10 недель до начала самой инвентаризации.

Это время нужно не только на планомерную подготовку для склада, но и  также для других департаментов компании. Коммерческой службе нужно предупредить клиентов. Магазинам сделать соответствующий запас. Отделу снабжения планировать поставки исходя из неработающего на приемку склада и так далее.

Склад во время инвентаризации должен быть закрыт, как на приемку, так и на отгрузку. Это обязательное условие проведения инвентаризации.

И поскольку логистика обслуживает продажи, а не наоборот, то, в идеале датой или датами годовой инвентаризации должны стать те дни, когда наблюдаются наименьшие продажи. Все зависит от специфики бизнеса, его сезонности.

Вторым шагом нужно определиться с методом физического подсчета. Что это будет? Бланки подсчета, куда вручную будут вписываться цифры просчета, или ТСД ( терминал сбора данных).

Технологии различны, из этого и количество людей и ввод подсчитанных количеств также будет отличаться.

По завершению этого этапа, издается приказ о проведении полной инвентаризации, где отражены не только даты, но и ответственный за инвентаризацию, члены комиссии. См. форму ИНВ-22

В состав комиссии обычно входит ведущий сотрудник от отдела логистики, сотрудник бухгалтерии или финансовой службы, сотрудник службы безопасности. В идеале еще и представитель от независимого аудита. Приказ подписывает Генеральный директор компании.

Это важно.  Этот приказ должен быть транслирован на всю компанию с самого верха.

Руководителю отдела логистики следует периодически напоминать руководителям других отделов о предстоящей инвентаризации, что бы ни для кого инвентаризация не стала «сюрпризом».

График инвентаризации, как основа подготовки

Теперь мы переходим ко второму блоку подготовки в инвентаризации — графику инвентаризации. В этом графике должны быть определены ответственные по каждому этапу подготовки к инвентаризации, в т ч, во время проведения самого просчета, с учетом периода выполнения задач и самих задач.

Это может выглядеть вот так:

Поскольку мы планируем инвентаризацию, то все должны четко понимать, кто, что делает, в какой последовательности, в какой временной промежуток. Это сверх важно, если мы хотим начать и завершить инвентаризацию в отведенный срок. Ведь продажи не любят ждать.

Ответственный за инвентаризацию должен следить за исполнением графика инвентаризации на каждом этапе.

Этот график будет зависеть от масштабов организации и просчета.  В графике только отразил суть. Все должно быть более подробно. Лучше занести в график, даже второстепенную деталь, чем держать ее в голове. Этот график должен быть согласован между всеми его участниками.

Подготовка к инвентаризации. Второй этап

Необходимо сформировать счетные бригады. Бригада состоит из двух человек. Более опытный сотрудник должен считать. Менее опытный — записывать цифры. Особенно важно, если счетные бригады укомплектованы не только сотрудниками склада, но и сотрудниками других отделов.

На случай форс-мажора, хорошо иметь запасного сотрудника для просчета. Лучше сделать так, чем оправдываться за задержки.

Необходимо подготовить карту склада. Исходим из того, что начальник склада имеет представление о времени прохождения для просчета каждого ряда. Из этого расчет количества бригад. Во избежание путаницы, здесь важно понимать, откуда начнет свой путь каждая бригада, куда им двигаться дальше.

Начав свой ряд, счетная бригада должна его и закончить. Здесь важен принцип от стены до стены, а не по товарному признаку.

Карта просчета склада должны быть распечатана  А3 формате, вывешена на видное место. Ответственный сотрудник,  должен фиксировать завершение просчета каждого ряда.

Подготовить инвентарь на все бригады, исходя из отведенного на инвентаризацию время. Нужно составить список от бумаги и ручек, до касок и поясов безопасности, если подразумевается просчет на верхних ярусах стеллажного хранения. Вся техника и инвентарь должны быть готовы за несколько дней до инвентаризации.

Обязательно провести уборку склада и расставить все по местам в пределах доступа.

Особенно это касается зоны брака. Зону брака нужно привести в полный порядок, как в части доступа, так и для оперативного просчета брака. Что можно списать до инвентаризации, нужно сделать в максимальном объеме. А лучше в полном. Зона брака должна быть четко отделена от основного товара. Для этой зоны должны быть отдельные бланки.

Это же касается излишков.

Подготовить памятки по инвентаризации, журналы и  инструктаж по технике безопасности.

В плане финансового отдела, убедиться, что все товары имеют цену, поскольку итоги инвентаризации будут занесены и финансовый результат ( ИНВ 19)

Подготовить инвентарь для членов комиссии, которые будут выборочно проверять итоги просчета бригад.

Протестировать складскую программу. Ели все будет готово, а программа даст сбой, то никакой инвентаризации вообще не состоится.

Подготовка к инвентаризации с логистическим оператором

Если вы передали обработку Вашего товара на аутсортинг, то есть логистическому оператору, тогда от Вас и вашего партнера потребуются следующие шаги:

  • обмен приказами по инвентаризации минимум за месяц до ее проведения.
  • к моменту инвентаризации — отработка всех актов разногласий. Совершение соответствующих проводок в учетных системах сторон по актам разногласий.
  • к моменту инвентаризации проведение сверки сторон по АР и подписание сверки в МХ-14.
  • До начала инвентаризации, стороны проводят и подписывают сверку по основному складу, складу брака, виртуальному складу излишков и недостач.  В случае, если остатки в учетных системах не совпадают, делают сверку движения товара до выявления всех расхождений. Любые проводки в учетных системах сторон, после подписания сверок прекращаются. И возобновляются только после завершения инвентаризации и фиксирования результата просчета в ИНВ-5.
  • Инвентаризационные ведомости также должны быть подготовлены, пронумерованы. Инвентаризационные ведомости выдают уполномоченные члены комиссии в начале и во время просчета.

Это большая работа. Такую работу необходимо начать заранее. Иначе все зайдет в цейтнот.

По опыту за неделю-две, отработка всех актов разногласий и приведение учетных систем в полное соответствие почти нереально.

Подготовка к инвентаризации. Третий этап

До начала инвентаризации необходимо завершить все приходы и отгрузки, как физически, так и по системе. К началу инвентаризации, никаких товаров не должно быть в зонах приемки или отгрузки. Все должно быть размещено в ячейках или отгружено.

Допустим просчет некоторых групп товаров заранее. Это могут быть неликвидные товары, которые не имеют никакой оборачиваемости, хранящиеся в отдельной зоне склада. Какие-то весовые товары, или мелко штучные товары, в сотнях тысяч штук.  Все это возможно при двух условиях:

  • Хранение таких товаров в отдельном, закрытом помещении, куда невозможен доступ всем сотрудникам склада.
  • И по этим товарам также должны быть соблюдены все правила полной инвентаризации.

Блокировать любые проводки с системе. Ни один сотрудник компании, не зависимо от отдела и должности не должен иметь доступ к любым проводкам, связанными с движением или корректировкой остатков товара. Иначе теряется весь смысл инвентаризации.

Отдельно подчеркну, что в инвентаризационных бланках просчета не должно быть указано ожидаемое кол-во в ячейке хранения. Иначе, это приводит к подгонке цифр заинтересованных лиц. Или, под конец инвентаризации, велик соблазн уже не считать, а подтвердить цифру занесенную в бланк просчета.

Когда объясняю этот момент, даже руководителям отдела логистики небольших компаний, на меня всегда смотрят с явным непониманием.

Аргумент, что мы все равно найдем товар — не применим. Во-первых, можно не найти. Во-вторых, можно «найти» уже в просчитанных рядах, что не приемлемо. В-третьих, это ведет лишь к задержке инвентаризации.

Ведь наша задача, объективные цифры. Менеджер по продажам не должен заявлять клиенту о наличии товара, а потом извиняться за его отсутствие. Это не профессионально.

После блокировки товарного движения, зафиксировать и подписать остатки членами инвентаризационной комиссии по основному складу, и  складу брака, излишков и недостач.

Инвентаризация основных средств

На мой взгляд, и по моему опыту, подготовить и провести инвентаризацию основных средств, часто проще, чем инвентаризацию ТМЦ.  Относительно ТМЦ, считать не так много.

Здесь все можно подготовить и посчитать заранее. У нас есть список основных средств с инвентарными номерами. В силу занятости руководителей, могу посоветовать два момента:

  1. Если у вас нет идеального сотрудника, которому Вы доверяете, как себе, посчитать и проверить все самому. Я за делегирование обязанностей, но здесь исключение. Отвечать Вам, а не тому, кому Вы это поручили.
  2. Не валить все в кучу, а к моменту инвентаризации считать все по группам и разбить на этапы. Сегодня считаем столы и стулья. Завтра технику. Послезавтра компьютеры, принтеры, телефоны и т д. Всего по 30-60 минут в день и за несколько дней у вас будет сделана работа.

Таким образом, Вы точно будете знать, что у вас есть, а чего нет к моменту инвентаризации. Часто, мы делаем перемещение между филиалами или магазинами. Вполне возможно что-то недостающее там.

Не редко, основные средства не имеют инвентарного номера, например, он стерся. У нас есть время его восстановить.  Или официально, законно провести пересортицу, списание.

По теме инвентаризации ОС, у меня есть отдельная статья.

Подготовка к инвентаризации. Заключение

Подготовка к инвентаризации, это так подготовка на наступлению. Чем лучше знаем деталей, чем больше времени у нас на подготовку, тем лучше и точнее будет результат.  Согласованный график проведения инвентаризации, хорошая координация, и организация — всему основа.

Готовимся несколько недель. Считаем 1-2-3 дня.

В начале статьи, упомянул, что сам просчет, в этом случае будет делом техники. Еще раз подчеркну — так и есть. Когда членам комиссии и рядовому составу все понятно от и до, ответственному за инвентаризацию, или начальнику склада,  остается только небольшая работа по координации «здесь и сейчас» и наблюдение за ходом инвентаризации.

Кстати, это важно. При большом объеме счетных бригад, ответственный за инвентаризацию не должен сам заниматься просчетом. У него должна быть свободная голова и руки.

Считается, хорошим итогом инвентаризации, точность в 97%. На мой взгляд, хороший начальник склада, еще до начала инвентаризации будет уверен в цифре выше 99,5%. Превосходный начальник склада — в 99,99%. Это не теория. Это моя практика.

Что бы добиться такого результата, есть методы его достижения. По этой теме, есть отдельная моя статья «точность комплектации».

Подготовка к инвентаризации, это отдельный проект. К нему именно так стоит относиться. Надеюсь, моя статья была полезной. В следующей статье мы разберем тему проведения инвентаризации. Всего Вам хорошего!

Источник: https://abc-logic.ru/podgotovka-k-inventarizatsii-ili-chto-nuzhno-dlya-rezultata/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.